Naponta rengeteg apróság verseng a figyelmedért, és ha nem priorizálsz valamilyen terv, hosszú távú stratégia alapján, hamarosan azon veszed majd észre magadat, hogy másvalaki fontossági sorrendjét követed és nem a sajátodat. Mi a teendő a Client Maker Kft. szerint, hogy az időgazdálkodásod ne a külvilágból szakadatlanul beáramló információk kényének-kedvének legyen kiszolgáltatva?
Meg kell különböztetned két tényezőt, ami a feladataid rangsorolását befolyásolja: a „sürgőst” és a „fontost”. Mert a kettő korántsem ugyanaz, sőt rengeted olyan teendőnek álcázott időrabló tevékenység is van, amely egyik kategóriába se tartozik. Erre a tisztánlátásra szolgál az a négyzet, ahol a vízszintes vonalat ketté kell osztanod „magas sürgősség” és „alacsony sürgősség” részre, a függőlegeset pedig az „alacsony fontosság” és „magas fontosság” kategóriákra.
A Client Maker Kft. időgazdálkodási „bűvös kocka”
– ezt a mátrixot kapod, ha megrajzoltad a javasolt négyzetet. Most pedig el kell gondolkodnod a kategóriák értelmezésén!
Mi is az, hogy sürgős? Csöng a telefonod, és fel „kell” venned, mert különben elveszíted a hívást. Ugyanakkor vissza is hívhatod az illetőt, vagy hagyhatod, hogy hangüzenetben mondja el azt, amiért hívott. Ez a teendő tehát sürgősként jelentkezik, de nem feltétlenül fontos.
Ugyanakkor nagyon fontos például az, hogy rendszeresen látogasd a fogorvost, ha ép-szép mosolyt szeretnél. Nem sürgős ellenben az, hogy ezt most, ebben a pillanatban tedd meg. Nem „sürgős”, de fontos!
Harmadsorban, ha óvodás gyereked van, és eljön a délután öt, akkor bizony sürgős és fontos is, hogy ne felejtsd ott a „gyerekmegőrzőben”: azonnal menj érte!
Végül van egy tevékenységtípus, amit ha pontosan azonosítasz, rengeteg időt nyerhetsz az előző három kategóriára. A facebookozás, a Youtube nézegetése és társaik olyan tevékenységek, amik se nem sürgősek, se nem fontosak – de rengeteg időt és energiát vonnak el a mátrix többi elemétől.
Tekints most rá a négyzetre, és indulj el a bal felső sarokból! Ez a „magas sürgősség” és „magas fontosság” kategóriája: ezzel kell kezdened a napot. Utána az „alacsony sürgősség” és „magas fontosság” következik – itt szükséges folytatnod és nem a kevésbé fontos, de sürgősnek tűnő dolgokkal. Utolsóként a kevésbé fontos, de nagyon sürgős csekklistaelemek következnek, ami pedig „se nem sürgős – se nem fontos”, azt sürgősen felejtsd el!
Na és a mi halaszthatatlan és létfontosságú: írj nekünk ezen a linken, hogy még jobban elmerülhess Client Maker Kft. időbeosztási módszereiben!