Hatékonyabb a telefonálásnál, mert írásban átgondoltabban intézhetők a teendőid, hiszen az e-mailezés nem követel azonnali, gyors reagálást. De a megfelelő folyamatmenedzsment nélkül a színültig teli postaládád nyomasztó látványa fog eltántorítani attól, hogy ügyeidet elintézd. Mit tanácsol Potencsik Szilárd napi több tucat kimenő és még több beáramló e-mail kezelésére?
Mindenekelőtt: ha azonnali értesítőd van, amely jelez az újonnan érkező levelekről, akkor azt sürgősen hatástalanítsd. Még akkor is többet nyersz így, ha egyébként valóban „sürgős” és „fontos” leveleket vársz, mert emellett annyi jelentéktelenebb jöhet be akár percenként, hogy a folyamatos megszakítások, közbejövő ingerek a munkavégzésed színvonalát hamarosan a padlóra küldik.
A Microsoft kutatása szerint egyetlen rövid megszakítás után nem kevesebb, mint 15 percbe telik újra visszatérned az éppen folyamatban levő feladatodhoz azon a szinten, amin abbahagytad. A folyamatos visszarázódással, e-mailezgetéssel tehát rengeteg időt veszítesz.
Ez megvan? Akkor lássuk tovább!
Hogyan oldja meg Potencsik Szilárd a postaláda folyamatmenedzsmentjét?
Íme az alapelv. Mindenekelőtt tekints úgy az inboxodra, mint másvalaki teendőlistájára, amit neked szeretne kiszervezni. Sokan az e-mailjeik ellenőrzésével kezdik a napot, és ez máris felülírja az aznapi feladataik csekklistáját, mert előreveszik a nyakukba zúduló SOS-üzenetek kezelését.
Kerüld el ezt a csapdát, és gondolj arra, hogy minden egyes e-mail valaki más csekklistájának egy-egy elemét tartalmazza, ahol te az illető személy határidőnaplójában „elintézendő tételként”, a teendők között szerepelsz. Ha tehát a napodat az e-mailezéssel kezded, máris kidobtad az ablakon a saját prioritásaidat, és hagytad, hogy mások szervezzék meg az életedet saját magad helyett.
Az eredményes e-mail használat az, ha naponta egyszer vagy kétszer, meghatározott időben leülsz, és semmi egyébbel nem foglalkozol, mint az e-mailezéssel. Célszerű ehhez az ebédszünet előtti időpontot, a déli harangszót választani, amikorra nagyjából minden ismerősödnek eszébe jutott mindaz, amit kérni szeretett volna tőled. Tapasztalni fogod, hogy időközben néhány dolog „magától” is megoldódott, és már nem szükséges foglalkoznod vele.
A többi e-mail kapcsán tekintsd úgy, hogy olyanok, mint egy-egy Facebook-poszt. Nem kötelező válaszolni rájuk, se azonnal megoldani, ha akkor és ott nem tudod még az érdemi választ. Mindössze nyugtázd, hogy az üzenetet megkaptad, és tégy különbséget az azonnal megválaszolható és megválaszolandó levelek, valamint a halasztandók között az egyperces szabály segíségével.
Más szóval, ha egy perc alatt választ tudsz adni a megkeresésre, akkor jobb, ha ott helyben elintézed, mintsem hogy teendőként feljegyezd. Egyébként pedig csupán nyugtázd a beérkező üzenetet, és írd ki másnapra – vagy az egyébként megfelelő időpontra – magadnak a probléma megoldását.
Próbáld ki bátran ezt a módszert egy hétig, és meglátod, semmiről sem maradsz le, sőt hatékonyabb leszel annak köszönhetően, hogy kiiktattad a munkád folytonos megzavarását.
Többre vagy kíváncsi? Vedd fel velünk a kapcsolatot itt további Potencsik Szilárd-féle folyamatmenedzsment tippekért!